クリニックは休診日を設けていますが、場合によっては臨時休診を余儀なくされることもあります。
例えば医師会の会議に参加するときや、院長先生の体調が優れないとき、従業員が欠勤したときなどです。
今回は、NPS®を考慮しながら、クリニックで臨時休診のお知らせを書く際のポイントを解説します。
【NPS®対策】クリニックで臨時休診のお知らせを書く際のポイント4選
何の報告もなく急に休診日にしてしまうと、患者さんのNPS®が低下してしまうおそれがあります。
そのため、以下のポイントを押さえたお知らせは必ず作成すべきです。
・休診が決定したらすぐに準備する
・理由やお詫びを記載する
・簡潔かつ正確に伝える
・SNSにも掲載する
各ポイントについて詳しく説明します。
休診が決定したらすぐに準備する
クリニックの臨時休診が決定したら、できるだけ早く告知することが大切です。
通常の休診日と異なり、患者さんは臨時休診を事前に把握するのは難しく、告知が遅くなるとNPS®の低下につながります。
例えば、前日の夕方に休診しなければいけないことが決定したら、当日ではなく前日の夕方のうちに告知すべきです。
こうすることで、臨時休診にもかかわらず患者さんが来院してしまうなどのリスクを減らせます。
理由やお詫びを記載する
クリニックで臨時休診のお知らせを書く際には、必ず休診の理由やお詫びの言葉も記載しなければいけません。
理由やお詫びがないまま臨時休診の事実だけを伝えると、一方的な印象が強くなり、患者さんのイメージを悪くする可能性があります。
理由については、そこまで詳しく記載する必要はありません。
「医師会の会議に参加するため」「院長の急病のため」といったシンプルなものでOKです。
またお詫びの言葉を添える際は、患者さんに対する日頃の感謝もあわせて記載することで、NPS®の低下を防止しやすいです。
ちなみに、お知らせには休診明けのスケジュールについても、忘れずに記載しておくべきです。
例えば院長先生の急病が理由で臨時休診を行う場合、翌日から通常通り診療が行われる可能性は低いです。
こういったケースでは、いつから通常通り診療が再開されるのかについて記載し、患者さんの不安を和らげることが大切です。
簡潔かつ正確に伝える
クリニックで臨時休診のお知らせを書く際には、できるだけ内容を簡潔かつ正確にすることが大切です。
院長先生の急病や従業員の欠勤などが理由の場合、告知を急ぐあまり内容の正確性がおろそかになりがちです。
そのため作成した後はもう一度文章を見直し、休業の日程などについて間違った情報を規制しないようにしましょう。
また必要に応じて改行や箇条書きを入れると、患者さんにとって非常に読みやすい内容になります。
SNSにも掲載する
クリニックが臨時休診を行う場合、お知らせはクリニックの入口に掲示するだけでなく、SNSなどにも掲載しなければいけません。
入口に直接紙を貼るだけでは、実際クリニックまで訪れた患者さんにしか休診の旨を伝えられません。
患者さんの中には、遠方から時間をかけて訪れている方もいるため、到着しなければわからないようだとNPS®の低下を招きます。
また患者さんの多くは、クリニックのSNSやホームページなどで情報を手に入れています。
そのため、紙に記載したのと同じ内容のお知らせを投稿し、より多くの患者さんに臨時休診の旨が伝わるようにしておくべきです。
まとめ
クリニックが臨時休診を行うことは簡単ですが、それによって患者さんの予定は大きく狂ってしまうことがあります。
そのため理由はどうであれ、患者さんに対するお詫びの気持ちを込めたお知らせを作成することが大切です。
また患者さんのNPS®を普段から良くしておきたいというクリニックは、E-Pサーベイをはじめとするツールを活用し、普段の経営や診療に活かしましょう。
